Tietosuojaseloste

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

 

Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Aawa Oy
Hovioikeudenpuistikko 13 A 12, 65100 Vaasa
+358 45 247 1315 / +358
info@aawa.fi
Y-tunnus 2080068-9

 

Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Aawa Oy:n asiakasrekisteri
(Asianajotoimisto Aawa)

 

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, asiakkaan suostumukseen, asiakkaan antamaan toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen sekä lakimääräisten velvoitteiden täyttämiseen (esteettömyys, rahanpesun estäminen.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten:
• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan;
• Mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseen toimeksiantoa vastaanotettaessa;
• Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi.

Asianajotoimisto Aawa käsittelee ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamista varten.

 

Asiakasrekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin tallennetaan asianajotoimiston yksityishenkilöasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.

Asiakasrekisteriin kerättävät henkilötiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Henkilötunnus
• Kopio henkilöllisyystodistuksesta
• Toimeksiannon laatu
• sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisilta henkilöiltä lisäksi työnantaja ja titteli

Lisäksi rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
• toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot sisältäen myös toimeksiantojen asiasisällön oikeudellisen luokituksen sekä asiakkaiden vastapuolet
• lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot
• muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi

Sekä edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

 

Asiakasrekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään toimeksiannon yhteydessä yksityishenkilöasiakkaalta tai yrityksen yhteyshenkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muilta tahoilta, kuten väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, luottotietorekistereistä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, eikä niitä käytetä muuhun kuin tässä selosteessa mainittuun käyttötarkoitukseen. Asiakastietojen hallinnassa käytettävien yhteistyökumppaneiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

 

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytyskriteerit

Säilytämme henkilön yksilöintitiedot ja yhteystiedot lakimääräisten asianajo-oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi (esteellisyysarviointi).

Toimeksiannon hoitamista varten luovutetut tiedot säilytämme asianajo-oikeudellisten velvoitteiden toteuttamiseksi vähintään 10 vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä lukien, minkä jälkeen aineisto hävitetään tietoturvallisella tavalla.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Asianajotoimisto Aawan asiakasrekisteriin on talletettu tai saada tietää, että rekisteriin ei ole tallennettu häntä koskevia tietoja, sekä saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista.

Asiakkaalla on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on esittänyt henkilötietojen oikaisua tai poistamista koskevan pyynnön. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä postitse tai sähköpostitse rekisterinpitäjään. Pyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Asianajotoimisto Aawan toimistolla. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Asiakkaalle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että siihen on annettu suostumus. Annettu suostumus voidaan milloin tahansa peruuttaa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

 

Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.